En la vida de una comunidad de propietarios, puede llegar un momento en el que sea necesario cambiar de administrador de fincas. Las razones pueden ser variadas: desde una mala gestión o falta de comunicación hasta la búsqueda de un nuevo enfoque. Aunque este proceso puede parecer complicado, con una planificación adecuada y el seguimiento de los procedimientos legales, es mucho más sencillo de lo que parece. En esta guía práctica, te explicamos los pasos clave para que tu comunidad realice el cambio de administrador de forma eficiente y dentro del marco legal en España.
1. Revisión del Contrato con el Administrador de Fincas Actual
El primer paso es revisar el contrato vigente con el administrador de fincas. La mayoría de los contratos incluyen una cláusula de rescisión que especifica el período de preaviso y las posibles penalizaciones por terminación anticipada. Es crucial que el presidente o el secretario de la comunidad se aseguren de respetar estos términos para evitar conflictos legales.
La Ley de Propiedad Horizontal (LPH), en su artículo 13, establece que el administrador puede ser sustituido si así lo decide la Junta de Propietarios, pero es importante seguir los plazos y condiciones estipulados en el contrato para una transición fluida.
2. Convocatoria de la Junta de Propietarios para cambiar el administrador de fincas
El cambio de administrador debe ser aprobado en una Junta de Propietarios. Para ello, es necesario convocar una reunión en la que este tema se incluya en el orden del día. Según el artículo 16.2 de la Ley de Propiedad Horizontal, la convocatoria debe ser realizada por el presidente o solicitada por al menos el 25% de los propietarios que representen, a su vez, el 25% de las cuotas de participación.
Para que la convocatoria sea válida, debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Fecha, hora y lugar: Debe incluirse la fecha, hora y lugar de la reunión, así como la hora de inicio de la primera convocatoria y la segunda, con un mínimo de 30 minutos de diferencia entre ambas.
- Orden del día: Es importante que el cambio de administrador esté claramente especificado en el orden del día.
- Convocantes: Debe quedar claro quién convoca la reunión (el presidente o los propietarios que lo solicitan).
- Lista de morosos: Se debe adjuntar una lista de los propietarios que no estén al corriente de los pagos, indicándoles que, según la LPH, no podrán votar si no regularizan su situación.
- Plazos de envío: Para juntas ordinarias, la convocatoria debe enviarse con al menos 6 días de antelación. En el caso de juntas extraordinarias, debe enviarse con tiempo suficiente para asegurar que todos los propietarios puedan participar.
Cumplir con estos requisitos es fundamental para evitar la nulidad de la reunión y, por lo tanto, del acuerdo para cambiar de administrador.
3. Debate y Votación para cambiar al administrador de fincas
Durante la Junta de Propietarios, se debe abrir un espacio para debatir sobre los motivos del cambio. Es importante que se expresen todas las opiniones y se expongan los argumentos a favor y en contra del cambio. Una vez finalizado el debate, se procede a la votación.
Según el artículo 13.7 de la LPH, se requiere una mayoría simple de los propietarios presentes para cambiar de administrador de fincas. Esto significa que el número de votos a favor debe superar a los votos en contra, sin necesidad de alcanzar una mayoría cualificada.
4. Búsqueda de un Nuevo Administrador
Una vez que se ha decidido realizar el cambio, la comunidad debe proceder a seleccionar un nuevo administrador. Es recomendable buscar un profesional colegiado y con experiencia en la gestión de comunidades. Un buen administrador debe destacar por su transparencia, eficiencia y capacidad para mediar en conflictos.
Algunos puntos a considerar al elegir al nuevo administrador incluyen:
- Reputación y referencias.
- Colegiación en el Colegio de Administradores de Fincas, que asegura que el profesional cumple con los requisitos legales.
- Experiencia en la gestión de comunidades similares.
- Opiniones o reseñas online.
En este sentido, es clave garantizar que el nuevo administrador sea un profesional con un enfoque moderno y cercano, que utilice herramientas tecnológicas para mejorar la gestión.
5. Redacción del Acta de la Reunión
La reunión debe estar documentada mediante un acta, tal como lo exige el artículo 19 de la LPH. Este acta debe incluir:
- La fecha y lugar de la reunión.
- El convocante de la junta (presidente o propietarios).
- El carácter de la junta (ordinaria o extraordinaria) y si se celebra en primera o segunda convocatoria.
- La relación de los asistentes y sus respectivas cuotas de participación.
- Los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas que representan.
El acta debe ser firmada por el presidente y el secretario de la comunidad y, posteriormente, enviada a todos los propietarios y al administrador saliente.
6. Rescisión del Contrato y Traspaso de Documentación
Una vez que la comunidad ha designado a un nuevo administrador, es fundamental gestionar correctamente el traspaso de poderes. El administrador saliente deberá entregar toda la documentación relativa a la comunidad, incluyendo actas, contratos, contabilidad, etc.
En este punto, es importante consultar las normativas del Colegio de Administradores de Fincas para asegurarse de cumplir con los plazos estipulados para el traspaso de documentos. Este proceso debe ser rápido y eficiente para que la nueva administración pueda empezar a trabajar sin demoras.
7. Formalización del Contrato con el Nuevo Administrador
Finalmente, es necesario formalizar un contrato con el nuevo administrador de fincas. Este documento debe especificar claramente:
- Las funciones que el administrador asumirá.
- Las tarifas y condiciones de pago.
- La duración del contrato y las posibles condiciones de rescisión.
Contar con un buen contrato es esencial para evitar malentendidos futuros y asegurar una gestión transparente y eficiente de la comunidad.
Conclusión
Cambiar de administrador de fincas no es un proceso complicado si se sigue un procedimiento bien estructurado y dentro del marco legal. En Navar Fincas, contamos con la experiencia y los conocimientos necesarios para guiar a tu comunidad a través de este proceso, asegurando una transición eficiente y sin contratiempos.
Si estás considerando un cambio de administrador en tu comunidad, no dudes en contactar con nosotros. Te ayudaremos a llevar a cabo el proceso de manera profesional, asegurando que la gestión de tu comunidad sea óptima y eficaz para el bienestar de todos los propietarios.
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